報表，重要但不太被重視的「重點」

幾乎所有的IT專案都會有報表需求，但是通常負責導入的顧問公司不太會注重；他們把報表視為勞力的坑洞，就是投入時間、人力就可以做出來的，沒有太多技術成分。

但實際上，許多專案執行完畢後，高階主管們卻是無感，心裏難免有：「蛤，花了幾千萬，怎麼什麼都沒看到？」這樣的感覺。

報表是呈現面，把系統的資訊呈現出來，讓不同階層的使用者可以查詢他想看到的資訊。因此對於不了解系統內那些高深技術的人，報表是他與系統唯一的交集。相對的，對於使用者而言，他們也要了解其重要性，而在專案規劃時留下足夠的時間與成本來處理報表需求。因此我認為報表的設計需要更多的注意與心思，而不是僅僅「you say then I deliver」的勞力密集工作。

不過，報表討厭的地方就是每個人有他習慣、喜歡的look&feel，難以有一個標準格式滿足所有人的需求。再者，不同情況下，需要不同的資料呈現方式，也不是一個固定、標準格式可以全面滿足的。

所幸的是近年來，資訊科技的進步，已經可以提供簡易的系統，讓使用者可以拖、拉資料欄位來產生他們想要看到的格式（就像excel樞紐分析表的拖拉），大幅降低過去仰賴資訊部門開發新報表的情況。

不過許多狀況下，使用者還是會用系統把資料弄到最接近最終格式的「半成品」然後再透過excel加工。原因有很多，例如需要繪圖、貼到powerpoint，甚至於資料要先「美化」一下。有些客戶或是IT人員就抱怨「使用者不用」，而我認為認為這有幾個面向去思考：

首先：系統是否夠容易上手、容易使用？最大的競爭者並非不同BI(business intelligence，商業智慧)的套裝軟件，而是excel。系統是否像excel一樣容易上手？另外就是系統是否跟excel一樣快？ (很不幸的，常常要跟excel比) 如果沒有比較簡單、比較快，那保證user會繼續用excel

其二：系統是不是容易查詢、處理資料。很多BI工作的問題在於user無法自己處理新報表 (檢視、顯示資料的格式、方式)，都要透過IT部門來處理。有些公司使用者必須提IT需求單、簽核，然後IT估工時、開發、測試。但是這些user往往都是那當下要資料 (通常是要回覆老闆的問題)，等到IT開發後，大概都是蚊子館的候選人了。

其三：資料是否串連。有些公司因為業務一路成長的過程慢慢建立一些系統 (legacy systems)，來符合一些特定業務需求。隨著時間演進，這些系統多多少少也各司其職、各有各的資料，然而既有報表都是提供一些總體性、一般性的彙整資訊，而user要查詢某個問題的細節時，可能就要登入這些不同系統查詢不同的資料，然後才能串起來、找到原因。

這些問題都是報表相關作業非常的問題，但是卻很少被公司所重視。為什麼？簡單一句話：C/P值。老闆覺得花一筆錢去幫作業人員處理報表一點都不值得，就算他自己要看績效指標、戰情室，他也沒有感受到痛苦，因為作業人員每天用excel幫他處理好了，然後上傳到系統或是放在PPT、excel給他看。

這樣有什麼不好？

如果商業環境穩定、企業變化不大，那還好，就繼續這樣也不會有太大的問題。但是現在的商業環境變化極大，就如前面提過「天下武功、唯快不破」，誰能夠掌握速度就能掌握優勢。如果每天才能更新一次報表資訊，那麼比起另一個每12小時可以更新一次的同業，哪個有機會？

再看大一點的格局，如果在一個生態系統(ecosystem)中，舉手機為例好了，消費者的購買決策、訊息需求是非常即時的，所以銷售通路的庫存更新也是要很即時，才能提供消費者第一時間的庫存資訊、確定交貨；而品牌公司更需要這些即時資訊確定後續庫存、生產的計畫；代工組裝廠就要能夠即時提供資訊；零件供應商也要跟上這個速度；這樣整個生態系統才能快速反應消費者的需求。要打入這個生態系統，那企業就要能夠跟上這個速度，否則就變成瓶頸、甚至被淘汰。

因此，我認為企業應該好好看看這個議題，因為它不亞於任何需求而且它跟企業的競爭力息息相關。